Pewien włoski ekonomista pod koniec XIX wieku zauważył coś niepokojącego w swoim ogrodzie. Dwadzieścia procent strąków grochu wydawało osiemdziesiąt procent całych zbiorów. Zaintrygowany, zaczął szukać podobnych proporcji gdzie indziej – i znalazł je wszędzie. W strukturze majątku. W dystrybucji ziemi. W wynikach przedsiębiorstw.

Vilfredo Pareto nie wiedział jeszcze wtedy, że formułuje jedną z najbardziej użytecznych obserwacji w historii zarządzania czasem i zasobami. Obserwację, która sto trzydzieści lat później jest równie aktualna w biurze nieruchomości w Poznaniu, co w ogrodzie na przedmieściach Mediolanu.

Nierówność, która nie jest niesprawiedliwością

Zasada Pareto – znana też jako reguła 80/20 – mówi w uproszczeniu, że osiemdziesiąt procent efektów pochodzi z zaledwie dwudziestu procent przyczyn. Brzmi abstrakcyjnie, dopóki nie przyłożysz tego do własnej pracy.

Przyjrzyj się uważnie ostatnim dwunastu miesiącom:

Ilu klientów przyniosło Ci osiemdziesiąt procent prowizji?

Z ilu źródeł pozyskania pochodzi większość Twoich transakcji?

Które działania marketingowe faktycznie generują zapytania, a które pochłaniają czas bez mierzalnego efektu?

Które rozmowy telefoniczne kończą się umówieniem spotkania, a które są rytualnym odgrywaniem aktywności?

Jeśli uczciwie odpiszesz na te pytania, prawdopodobnie odkryjesz w swoich danych pewien niepokojący schemat. Mniejszość działań odpowiada za większość rezultatów. Reszta to szum, który brzmi jak praca – ale nią nie jest.

Dlaczego pośrednicy pracują dużo, ale nie zawsze mądrze

Praca w obrocie nieruchomościami kusi do bycia nieustannie zajętym. Telefon dzwoni, maile przychodzą, oferty trzeba aktualizować, zdjęcia robić, klientów wozić na oglądania. Dzień mija w biegu i wieczorem człowiek czuje się zmęczony – co bywa mylone z produktywnością.

Tymczasem intensywność aktywności i jej skuteczność to dwie różne rzeczy.

Pośrednik, który codziennie spędza godzinę na dopieszczaniu opisów ofert, które i tak nikt nie czyta – pracuje intensywnie. Pośrednik, który poświęca te same sześćdziesiąt minut na systematyczny kontakt z byłymi klientami i prośbę o polecenia – pracuje skutecznie.

Różnica między nimi nie leży w zaangażowaniu. Leży w tym, na które dwadzieścia procent postawili.

Trzy obszary, gdzie reguła 80/20 zmienia wyniki

Klienci

Nie każdy klient jest równie wartościowy. Część z nich – stosunkowo nieliczna – generuje nieproporcjonalnie duże przychody, poleca Cię znajomym i współpracuje bez zbędnych komplikacji. Pozostali pochłaniają czas, energię i nerwy, dając w zamian skromne efekty.

To nie jest powód, by lekceważyć kogokolwiek. To jest powód, by zidentyfikować swoich najlepszych klientów i zadbać o tę relację ze szczególną starannością. Regularny kontakt, personalizowane wiadomości, zapamiętane szczegóły z poprzednich rozmów – to inwestycja, która zwraca się wielokrotnie.

Ćwiczenie: Wypisz dziesięciu klientów z ostatnich dwóch lat. Przy każdym zaznacz: czy polecił Cię komuś? Czy wrócił z kolejną transakcją? Czy współpraca była bezproblemowa? Ci, którzy zebrali trzy „tak” – to Twoje dwadzieścia procent. Kiedy ostatnio się do nich odezwałeś?

Źródła pozyskania klientów

Większość pośredników stosuje jednocześnie kilka kanałów: portale ogłoszeniowe, media społecznościowe, polecenia, networking, cold calling, ulotki, wizytówki zostawione w kawiarniach. Część z tych działań przynosi efekty. Część jest inercją – robimy to, bo zawsze tak robiliśmy.

Reguła 80/20 każe zadać brutalne pytanie: skąd faktycznie pochodzi większość Twoich klientów? I czy nakład czasu i pieniędzy na poszczególne kanały jest proporcjonalny do ich efektywności?

Ćwiczenie: Przez następne trzy miesiące przy każdym nowym kliencie zapisuj jedno zdanie: skąd się dowiedział o Tobie. Po kwartale masz dane. Dane, które powiedzą Ci więcej niż jakikolwiek kurs marketingowy.

Czynności w ciągu dnia

To może najtrudniejszy punkt, bo wymaga szczerości wobec siebie. Które z Twoich codziennych zajęć realnie przybliżają Cię do transakcji? A które są dobrze udawaną aktywnością – reorganizowaniem folderów, przeglądaniem portali konkurencji, czytaniem branżowych artykułów zamiast dzwonienia do klientów?

Ćwiczenie: Przez jeden tydzień prowadź prosty dziennik aktywności – nie planów, tylko tego, co faktycznie robiłeś co godzinę. Pod koniec tygodnia obok każdej aktywności postaw literę G (generuje kontakty lub transakcje) albo N (nie generuje). Proporcje Cię zaskoczą.

Jak wdrożyć zasadę 80/20 bez rewolucji

Nie chodzi o to, żeby nagle porzucić osiemdziesiąt procent swoich działań. Chodzi o świadomość.

O to, żeby każdego ranka – zanim zaczniesz dzień od sprawdzania powiadomień – zadać sobie pytanie: Co jest tym jednym działaniem, które dzisiaj najbardziej przybliży mnie do celu? I żeby tę jedną rzecz zrobić jako pierwszą, zanim pochłonie Cię wir reaktywnej krzątaniny.

Pareto nie mówi: rób mniej. Mówi: rób mądrzej. Rozróżniaj między tym, co wypełnia czas, a tym, co wypełnia wynik.

W zawodzie, gdzie każda godzina ma swoją cenę – ta różnica jest warta fortunę.

Które dwadzieścia procent Twoich działań odpowiada za osiemdziesiąt procent Twoich sukcesów? Czy potrafisz to nazwać bez zastanowienia?